Une réaction ultra rapide grâce à un logiciel intelligent
Votre administration vous donne la migraine et vous préféreriez de loin pouvoir vous concentrer sur votre activité principale ? Plusieurs fournisseurs s'emploient à faciliter la tâche des entrepreneurs avec des logiciels personnalisés conviviaux qui ne nécessitent aucune connaissance préalable. Les commandes manquées en raison d'un devis trop long, les pertes de temps liées au contrôle des factures entrantes et sortantes et, surtout, les oublis de facturation de produits ou d'heures de travail font désormais partie du passé. En numérisant votre gestion administrative, vous obtenez une meilleure vue d'ensemble de vos missions et de votre situation financière, et vous avez accès à toutes vos données en un claquement de doigts.
DEVIS RAPIDES ET CLAIRS
Modèles de produits et d'horaires de travail
Si vous recevez une demande, vous pouvez rapidement et facilement établir un devis numérique. Vous consultez votre propre liste de prix et quelques secondes plus tard, le devis est prêt. Imaginez : vous avez été contacté pour dix châssis. Avec un modèle adapté à votre entreprise, vous commencez à taper 'châssis', après quoi un aperçu apparaît avec tous les produits, modèles et actions possibles. Il suffit d'entrer les quantités ou les prix.
De nombreuses options
Il est également possible d'ajouter des éléments ; particulièrement intéressant pour le calcul et le post-calcul. Cela vous donne un aperçu de la rentabilité des projets en prévoyant une marge suffisante dès la phase de devis. Vous indiquez le taux de TVA en fonction de la tâche, vous ajoutez les conditions de livraison (réglables), vous facturez les éventuelles remises, etc. Les devis sont stockés numériquement et suivis de manière claire, par exemple dans une couleur distincte. De cette façon, vous pouvez les suivre de près : à envoyer, en attente d'approbation, refusés. Si vous le souhaitez, vous pouvez transformer votre devis en une confirmation de commande ou en une (ébauche de) facture par la suite.
DES FACTURES EXACTES AU CENTIME PRÈS
Gain de temps
Si vous ne partez pas d'un devis, vous pouvez scanner votre facture sur papier ou en format pdf. Ce dernier est numérisé au moyen d'une reconnaissance de texte (OCR ou reconnaissance optique de caractères), par exemple. L'appareil correspondant est compatible avec les scans OCR. D'autres fournisseurs travaillent avec un logiciel de reconnaissance et une combinaison d'envoi de documents, de téléchargement ou d'utilisation de la fonction glisser-déposer. Dans tous les cas, vous devez toujours vérifier si la facture est exacte à 100%. Il est alors prêt à être archivé et à être transmis au comptable sous forme de fichier UBL. Cela représente un fameux gain de temps : vous ne devez pas effectuer de virements supplémentaires et votre conseiller fiscal télécharge le tout directement dans son programme de comptabilité au lieu de devoir tout traiter manuellement.
Les logiciels intelligents ne sont pas impayables
Une vue d'ensemble actualisée
Les factures sont créées rapidement ; un nouveau numéro de facture est automatiquement attribué. Il est possible d'établir un lien avec différents services : vous recherchez des clients professionnels dans la Kruispuntbank pour les entreprises (KBO) et téléchargez automatiquement toutes les données. Ou vous pouvez les compléter vous-même. Comme pour les devis, vous ajoutez des produits et des services, remplissez le prix manuellement ou utilisez vos modèles de produits. Vous imprimez ensuite le document, l'envoyez via le réseau européen de facturation Peppol, ou utilisez le système postal pour l'imprimer et l'envoyer à distance. Le système place ensuite la facture dans une vue d'ensemble qui indique le nombre de jours que votre client doit encore payer. En cas de non-paiement, le dépassement de la date d'échéance est immédiatement visible. Le logiciel envoie un rappel, ou vous le faites manuellement. Pour les factures non contestées aux entrepreneurs, certains systèmes font éventuellement appel à un huissier.
Factures d'achat
Selon le système choisi, les factures d'achat sont également numérisées ou traitées d'une autre manière et apparaissent ensuite dans une synthèse. Grâce au lien avec votre banque, il vous suffit de cocher toutes les factures que vous souhaitez payer. Cela peut se faire par QR avec votre smartphone, ou par un fichier de paiement depuis votre application bancaire.
un accès MOBILE, partout, tout le temps
Les systèmes contemporains sont mobiles et peuvent être exploités sur tout matériel doté d'un navigateur internet : ordinateur portable, smartphone, tablette. Il n'existe pas d'exigences spécifiques pour ces dispositifs. Vous emportez vos données importantes partout où vous allez. C'est particulièrement pratique car cela vous permet de noter des travaux supplémentaires sur place, par exemple. Ceux-ci sont liés au projet, de sorte que vous savez à la minute près combien de temps vous avez consacré à une commande lorsque vous effectuez le calcul a posteriori. Des comptes peuvent être créés pour tous les employés ; les options sont réglables. Certains composants sont cachés pour éviter tout accès non autorisé. La sécurité est intégrée de série avec un nom d'utilisateur et un mot de passe via Microsoft sur différents serveurs au sein de l'UE pour garantir le RGPD.
SMART ASSETS
Déclaration de TVA
Les systèmes donnent déjà une première indication du montant de la TVA due, mais l'expertise du comptable reste nécessaire. Toutefois, grâce à la gestion centralisée des documents, il peut se concentrer pleinement sur son rôle de conseiller.
extras
L'historique des clients permet d'enregistrer tous les e-mails, rendez-vous et appels téléphoniques et de les consulter par la suite. Pas de discussions grâce aux listes détaillées des résultats et intervention, y compris les pauses et les déplacements. Le logiciel vous aide également à gérer vos stocks : vous ajoutez des articles directement à vos offres à partir des listes de produits et vous êtes averti lorsque votre niveau de stock minimum est franchi. Certains systèmes offrent des fonctionnalités supplémentaires très spécifiques au secteur. D'autre part, il existe également des liens plus généraux : pensez à la compatibilité avec la plupart des programmes de comptabilité, Microsoft dynamics, les secrétariats sociaux pour la gestion des salaires, les logiciels de suivi et de traçabilité ... et de nombreuses autres applications, comme l'envoi de lettres d'information.
assistance
Les fournisseurs vous aideront à l'installation et à la formation sur place. Les systèmes sont très conviviaux et aucune connaissance préalable n'est requise. Même après la phase d'initialisation, il y a toujours une assistance des techniciens par le biais du chat et des appels pendant les heures de bureau, ainsi que des conseils et astuces sur le site web. Ce service d'assistance vous permet de réagir rapidement ; votre planification ne sera jamais compromise.
un PRIX ACCESSIBLE
La numérisation de votre administration n'est pas forcément impayable. Bien entendu, les coûts dépendent du prestataire et de la formule choisie. Certains travaillent avec une formule standard pour une entreprise individuelle et facturent un tarif par utilisateur. Cela peut démarrer à 49 euros/mois ; si cela vous évite une seule heure de travail oubliée ou un produit non comptabilisé, vous réalisez déjà un solide bénéfice. Le paiement se fait annuellement ou trimestriellement par prélèvement automatique. Les prestataires qui fournissent également le matériel approprié, fixent le prix en fonction de l'entrepreneur. Cela dépend donc du logiciel et du matériel choisis, qui garantissent ensemble un scan parfait. L'appareil est généralement accepté en location afin que l'entrepreneur puisse investir très peu, par exemple 5.000 euros/an ou 99 euros/mois.
Merci à Astena, MyBreex, Furoo, Bouwsoft, Robaws
